Este Catalogo permite ingresar los conteos de inventario o propiamente dicho el Levantamiento de inventario fisico. Se encuentra en el Catalogo principal de INVENTARIO en el apartado INV.FISICO o 19.
Síntomas
El INV.FISICO es el catalogo para ingresar el inventario inicial cuando el cliente usaba otro sistema para administrar el punto de venta.Es la forma practica de ingresar los artículos o productos que no se han inventariado (o que no se ingresaron por medio de una compra).Si requerimos actualizar nuestro inventario la opción es a través de un conteo físico.
Causa
Los cambios al Inventario se realizan por medio de levantamiento de inventario o conteo físico.En caso de dar de baja material, por mal surtido, faltantes o robos, se usa el modulo de Mermas ver FAQ 74 (anteriormente conocida como Merma directa).Se requieren varios pasos previos a fin de poder realizar un correcto levantamiento de inventario.
Requiere
Usuario con privilegios de Administrador en FerrumConocimientos de las operaciones de Almacenes e InventariosConocimientos de fichas de Almacén.Controles de Inventario.
Solución
De forma global se enuncia el checklist a realizar.
* Los artículos deben contar con el control de INVENTARIO en SI (ver FAQ. 71).* Es importante que el campo acción de los artículos no tenga la palabra o abreviatura TER.INV o TER. En caso de tenerlo significa que en el ultimo inventario realizado no se elimino el status TERMINAR INVENTARIO (si hacemos inventario teniendo esta acción en el(os) articulo(s) lo que sucederá es que en lugar de reemplazar la existencia, va a sumar la cantidad del conteo a la existencia actual y por tanto estará erróneo el inventario) entonces necesitamos hacer lo siguiente: presionar tecla de función F7\INVENTARIOS\TERMINAR INVENTARIO.* Seleccionar el almacén a inventariar. Esto se hace presionando la combinación de teclas ALT+L (el signo “+” significa que hay que presionar al mismo tiempo ambas teclas). y elegir el Almacen1, 2 ,3 según sea el caso.* Generar Listado de conteo. Este listado es la herramienta para el levantamiento o registro de datos del inventario. Deberá contar con el NUM.ALMACEN, quien realiza el Conteo, La fecha y hora de inicio de toma de inventario y de termino, ademas para los artículos, al menos contar con datos como: CLAVE, DESCRIPCION, UNIDAD, y un campo para anotar la cantidad contabilizaba al realizar el conteo (marcar con “0” o “——-” cuando el articulo no tenga existencia o no se haya encontrado).
* Seleccionar los artículos, a inventariar (si tiene filtros creados a su necesidad puede hacerlo por medio de dichos filtros, para seleccionar cierta marca, linea, familia, ubicación, etc.* Presionar tecla de función F7\INVENTARIOS\MARCA ARTICULOS PARA INVENTARIAR* Los artículos seleccionados mostraran en el campo acción la palabra o abreviatura COM.INV o COM. Esta es una bandera para identificar los artículos listos para ser contabilizados (mas adelante veremos la importancia de esta acción en los artículos al momento de inventariar).* Repartir los listados para iniciar el conteo. Es importante anotar la fecha de inicio y la hora en que comienza el inventario (se necesitara al momento de aplicar el docto de inventario).* Una vez finalizado el conteo de inventario anotar en las hojas de los listados la fecha y la hora de termino del mismo, así como quien realizo el conteo.
Al inicio del proceso indicábamos que en el listado para conteo poner “0” o “—-” en aquellos artículos que no hayan sido encontrados o que estaba vacío. Aquí es donde sera útil esa información. Tenemos dos formas de poder registrar en Ferrum el inventario: registrando todos los artículos o capturando solo los artículos con existencia, dependerá del Ud. el como hacerlo.
* Ingresar a Ferrum y accesar a INVENTARIO\INV.FISICO* Crear el docto. presionando la tecla INSERT o INS.
Opción A. Capturando todos los registros.* Comenzar a capturar los artículos incluyendo aquellos que están con “0” o “—-” (verificar la presentación de conteo para que exista correspondencia, al capturar si no hubo artículos o esta en cero). Al final de capturar los artículos, elija el numero de almacén inventariado, y registre al almacenista.Se creara el docto de inventario y mostrar el campo acción APLICAR (puede capturar primero todo el inventario y al final aplicar los documentos).* Seleccionar el documento y APLICARLO, al aplicarlo le pedirá los datos de la toma de inventario.* Capturar las fechas y hora de inicio y termino del inventario (si el inventario lo hacemos a puerta cerrada no nos afecta, pero si estamos a puerta abierta, entonces si afectara a la existencia, en el sentido de que asumirá las ventas o compras por debajo de la fecha u hora de termino del inventario, y considerara que el ultimo movimiento sera el inventario)* El sistema preguntara si se quieren omitir aquellos artículos cuya existencia sea igual a que hay en el sistema, si la respuesta es si, solo dejara en el docto los artículos donde si deba hacer ajustes al inventario. (la segunda pregunta que hará sera si encuentra artículos que estaban en proceso de inventario, indicando que sumara el ajuste a la existencia actual, esta pregunta no debe aparecer si previamente se hizo el proceso de TERMINAR INVENTARIO).* Una vez que el sistema termina de Ajustar las existencia hara la siguiente pregunta: DESEA TERMINAR EL INVENTARIO DE LOS ARTICULOS INVENTARIADOS? * Si la respuesta es SI el sistema ya no muestra en el campo acción de estos artículos la palabra o abreviatura TER.INV o TER por lo tanto el control de inventario regresa al valor SI, como estaba al inicio del inventario.* Si la respuesta es NO el sistema mostrara en el campo acción de estos artículos la palabra o abreviatura TER.INV o TER y por tanto se necesita otro paso para finalizar el inventario.* Terminar el Inventario. Pulsar F7\INVENTARIOS\TERMINAR INVENTARIO (esto elimina el TER.INV o TER del campo acción.* Con esto hemos concluido el proceso de captura de inventario físico y su sistema esta listo para continuar trabajando de forma cotidiana.
Opción B. Capturando solo los registros con existencia.* Comenzar a capturar solo los artículos que cuenten con existencia (ignorar los que están en “0” o “——” (verificar la presentación de conteo para que exista correspondencia). Al final de capturar los artículos, elija el numero de almacén inventariado, y registre al almacenista.Se creara el docto de inventario y mostrara en el campo acción APLICAR (puede capturar primero todo el inventario y al final aplicar los documentos).* Seleccionar el documento y APLICARLO, al aplicarlo le pedirá los datos de la toma de inventario.* Capturar las fechas y hora de inicio y termino del inventario (si el inventario lo hacemos a puerta cerrada no nos afecta, pero si estamos a puerta abierta, entonces si afectara a la existencia, en el sentido de que asumirá las ventas o compras por debajo de la fecha u hora de termino del inventario, y considerara que el ultimo movimiento sera el inventario)* El sistema preguntara si se quieren omitir aquellos artículos cuya existencia sea igual a que hay en el sistema, si la respuesta es si, solo dejara en el docto los artículos donde si deba hacer ajustes al inventario. (la segunda pregunta que hará solo si encuentra artículos que estaban en proceso de inventario, indicando que sumara el ajuste a la existencia actual, esta pregunta no debe aparecer si previamente se hizo el proceso de TERMINAR INVENTARIO).* Una vez que el sistema termina de Ajustar las existencia hará la siguiente pregunta: DESEA TERMINAR EL INVENTARIO DE LOS ARTICULOS INVENTARIADOS? * Si la respuesta es SI el sistema ya no muestra en el campo acción de estos artículos la palabra o abreviatura TER.INV o TER por lo tanto el control de inventario regresa al valor SI, como estaba al inicio del inventario.* Si la respuesta es NO el sistema mostrara en el campo acción de estos artículos la palabra o abreviatura TER.INV o TER y por tanto se necesita otro paso para finalizar el inventario.* Terminar el Inventario. Pulsar F7\INVENTARIOS\TERMINAR INVENTARIO (esto elimina el TER.INV o TER del campo acción.* Como solo ingresamos los artículos con existencia y ya se finalizo el inventario, al revisar el campo acción de los artículos, aun en aquellos artículos que al contar estaban en “ceros” mostrara COM.INV o COM y para ello realizar el siguiente paso:* Crear folio de artículos en “0”. Pulsar tecla de Función F7\INVENTARIOS\PONE EN 0 INVENTARIO NO ENCONTRADO. Esta herramienta creara un docto con todos los artículos que aun tienen COM.INV o COM y los pondrá con existencia “0”. La finalizamos ingresando el num de almacén y el almacenista.* Aplicar docto de inventario en ceros.* De esta forma tendremos los doctos creados para la captura de inventario y al final el docto con todo los artículos preparados para el conteo que están en cero.* Aqui finaliza el proceso de conteo y puede continuar con las tareas cotidianas de Ferrum.* Con esto hemos concluido el proceso de captura de inventario físico y su sistema esta listo para continuar trabajando de forma cotidiana
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