F38- Importar datos de un catalogo a Ferrum

Ferrum puede importar datos de otros sistemas de Inventarios, Clientes, Proveedores y Abreviaturas.

Causa

¿Como cargar una base de datos en FERRUM?

¿Que pasos debo seguir para importar nuevos datos desde otro sistema a FERRUM, sin necesidad de capturarlos de forma manual?

Requiere

Derecho de Administrador de Bases de Datos.
Acceso al catalogo que se va a importar.
Un archivo en formato DBase DBF desde el cual importar.
Conocer que tiene dicho archivo, es decir, la descripcion de los datos a importar.

Solución

El archivo a ímportar debera ser en formato DBase dbf, con un nombre no mayor a 8 letras mas la extension .dbf y preferentemente que no se llame INV, CLI, LISTA, DOC, DES, DESCUE, CUE, VAR, VARIOS, esto con la finalidad de no confundirlo con un archivo generado por Ferrum.

Hay una gran variedad de programas que pueden grabar los datos en formato DBF, por ejemplo EXCEL, El archivo deberia preferentemente de contener por lo menos en su primer linea los titulos de cada columna para poder identificar el contenido de las columnas mas facilmente.

El procedimiento para importar es el siguiente:
1.-Almacenar el archivo en la carpeta donde se encuentre instalado el programa FERRUM.
2.-Entrar al catalogo a donde se quiere importar la informacion.
3.-Presionar ALT+F10
4.-Seleccionar la opcion IMPORTAR ARCHIVO DBF
5.-Elegir de la lista de archivos el archivo DBF que se quiere importar.
6.-Asociar los campos de Ferrum con el valor que se desea asignarseles.

Para dicha tarea se mostrara un listado con todos los campos que utiliza Ferrum para dicho catalogo, el proceso de importar, basicamente se basa en asociar los campos de ferrum con los campos del archivo desde el que se va a importar.

Dicha asociacion se realiza con la tecla TAB sobre cada campo y puede darse de las siguientes maneras:
a) CAMPO directo, es decir, importar directamente de un campo del dbf a su equivalente en Ferrum, por ejemplo NOMBRE del cliente o la DESCRIPCION de un articulo.
b) CONSTANTE, es decir, cuando no existe un equivalente al campo de Ferrum, se utiliza un valor por defecto, que pude cambiarse, por ejemplo, TIPO DE CLIENTE o TIPO DE PRECIO.
c) FUNCION, pueden utilizarse las funciones definidas en ferrum (ver FAQ 63) para realizar operaciones sobre los datos importados, todas las referencias a los campos por importar deberan ser precedidos por la palabra ORI-> para evitar confuciones con los campos propios de Ferrum, por ejemplo si se quiere unir la calle con el numero para importarlo al campo DIRECCION se usara la siguiente formula: RTRIM(ORI->CALLE)+’ #’+ORI->NUMERO lo que quiere decir. que se le quitaran los espacios a CALLE, se le agregara el simbolo de numero y despues el campo NUMERO.
d) NO IMPORTAR, en cuyo caso se importara el campo con su valor por defecto.

Para facilitar la asocioacion, podemos visualizar el archivo DBF a importar con la Tecla F5, el cual se mostrara con su contenido, para poder explorarlo y ayudar a determinar el uso de los campos que vienen en el.

Los campos no importados de muestran en color ROJO, tanto en los campos de FERRUM, como en los datos visualizados con F5 del DBF.

7.-Una vez terminado el proceso de asociacion, se presiona ENTER para comenzar la importacion o ESC para cancelarla.
8.-Debera elegir las opciones para importar, pueden ser:
a) TODOS.-Importa todos los registros del DBF.
b) FILTRADO.-Permite dar una condicion a los datos del archivo DBF para determinar que se importara, por ejemplo: ORI->SALDO>0 esto importaria solo los registros cuyo saldo sea mayor a 0
c) NINGUNO.-Para salir sin importar.

Es importante aclarar que la importacion de los datos son en forma ADITIVA, es decir, se añaden a los datos actuales, esto quiere decir, que si se importaran dos veces el mismo archivo, se tendrian duplicados todos los campos, de igual manera, el importar no elimina los datos que se encuentren en el catalogo de Ferrum, es necesario borrarlos previamente si no se desean conservar.